En tant que freelance, une des choses que vous appréciez sans doute le plus est le fait d'être votre propre patron, le plus souvent depuis chez vous.
Oui mais voilà : cela signifie aussi que vous gérez votre temps de manière totalement autonome. Les heures défilent très vite quand on est confortablement assis chez soi. Vous voyez le temps filer sans parvenir à l'optimiser !
Pour être plus efficace, vous devez connaître des outils et des astuces afin de mieux gérer votre temps.
Je vous livre dans cet article ma sélection des meilleurs moyens pour augmenter sa productivité en étant freelance.
Pourquoi optimiser sa gestion du temps de travail ?
Pour augmenter son chiffre d'affaires
Le temps, c'est de l'argent... Si on peut douter de qui a prononcé ou écrit cette phrase en premier, impossible en revanche de ne pas être d'accord avec ce qu'elle signifie ! Et cela est encore plus vrai quand on est freelance.
En tant que freelance, votre rémunération n'est pas liée au temps que vous passez à travailler, mais bien à votre productivité. Si vous vous organisez mal, si vous passez trop de temps sur certaines tâches, vous perdez en productivité. Cela a des conséquences sur votre chiffre d'affaires.
Pour être plus content de soi
Vous avez déjà connu ce que j'appelle les "journées loose" ? Ce sont ces journées où l'on avait prévu de travailler toute la journée, et où l'on a finalement zoné une grande partie de la journée. Mails, réseaux sociaux, chaînes Youtube, smartphone... tant de tentations parsèment notre journée !
Lorsqu'on planifie bien son emploi du temps, ces journées loose ont bien moins de risque de survenir. Et clairement cela a une incidence sur notre estime de soi. On se sent plus productif, et cela est bien plus gratifiant.
Pour subir moins de stress
La vie d'un freelance est remplie de dates butoir. Des prestations ou des commandes sont à livrer à une date déterminée, sans quoi les clients seront insatisfaits. Et cela aura un impact sur la réputation.
En gérant bien votre planning, vous anticipez les deadline. Vous ne prenez pas conscience au dernier moment qu'une grosse commande est à livrer à une échéance très courte. Vous anticipez, et cela vous enlève beaucoup de stress.
Vous êtes ainsi plus serein pour mener vos missions. Et aussi pour profiter de votre temps personnel !
Les 14 conseils pour la gestion du temps de travail
Voici les 14 conseils les plus utiles à appliquer au quotidien. Certains vous parleront plus que d'autres. Tous vous donneront des pistes pour mieux gérer vos diverses activités.
1. Répartir ses tâches selon le moment de la journée
Vous l'avez sans doute déjà remarqué : le matin, on est plus disponibles pour certaines tâches que pour d'autres. Vous arrivez, par exemple, mieux à vous concentrer et à réfléchir, vous passez moins de temps sur certains dossiers, et vous procrastinez moins.
Vous pouvez donc choisir de vous réserver tous les matins un créneau pour les tâches les plus difficiles, celles que vous aimez le moins faire et qui demandent plus d'effort : rédiger des documents argumentés, passer des coups de téléphone à fort enjeu, etc.
En fin d'après-midi, vous êtes sans doute fatigué. Réservez donc ce créneau pour les tâches peu coûteuses sur le plan cognitif, comme répondre à des mails.
2. Faire des pauses
Vous pensez que faire une pause, c'est du temps de perdu ? Détrompez-vous ! Je l'ai remarqué à de multiples reprises : quand je bloque sur quelque chose, je m'arrête. Je marche un peu, je prends l'air, je me fais un café ou un thé.
Lorsque je m'y remets, mon cerveau est plus apte à refonctionner de nouveau efficacement. Vous arriverez à débloquer la situation, et vous aurez plus envie d'avancer. Surtout, en fin de journée, vous serez moins fatigué.
En pratique, faites environ 5 min de pause toutes les heures, et parfois des pauses plus longues.
Ne les choisissez pas en fonction de l'heure mais plutôt du ressenti : quand vous bloquez sur quelque chose.
3. Définir des objectifs et sous-objectifs pour chaque jour
Vos clients vous fixent très souvent des deadlines, plus ou moins serrées ? Ne vous fiez pas seulement à cette date butoir pour votre planification.
Découpez le projet en plusieurs phases et fixez des objectifs et sous-objectifs pour chaque mission et pour chaque jour. Notez-les quelque part (vous en saurez plus dans la deuxième partie de cet article) et cochez les dès qu'ils sont remplis.
Cela vous aidera à respecter les délais et à avoir plus confiance en vous, tout en voyant que les choses avancent.
4. Prévoir plus de temps
La tentation est grande de vouloir boucler assez rapidement un projet. Avec l'expérience, je sais pourtant que je dois toujours prévoir le double de temps pour chaque projet.
En faisant ainsi, je ne suis pas dans le rouge en cas d'imprévu dans mes plannings : maladie, autre mission plus urgente qui s'ajoute, mission plus complexe que prévue, absences pour raison personnelle, etc.
Vous avez besoin d'1h par jour généralement pour gérer vos mails ? Sur votre planificateur, prévoyez 2 heures. Si vous mettez moins de temps, vous trouverez toujours quelque chose d'autre à faire !
5. Arrêter d'être multi-tâches
Vous êtes souvent tenté de faire plein de choses en même temps : gérer les mails, envoyer des textos, travailler sur un site internet, rédiger quelque chose, etc. ? Au début, j'avais moi-même toujours plein d'onglets ouverts en même temps dans mon navigateur.
Je me suis vite rendu compte que je perdais énormément en productivité en faisant ça. Maintenant, c'est une tâche à la fois, selon ce que j'ai planifié. Faites pareil pour améliorer votre organisation personnelle !
6. Limiter la procrastination
Quand on commence à travailler de chez soi, à son compte, on passe énormément de temps à zoner sur internet. On se trouve toujours des excuses : encore 5 minutes et je m'y mets, si je regarde cette vidéo ça me permettra de gagner du temps et d'arriver à mieux travailler, etc.
Mieux vaut garder ces activités pour des moments de pause ou de loisir. Il faut veiller à vraiment respecter sa planification pour ne pas avoir en fin de journée un sentiment de journée "loose".
7. Respecter le nombre d'heures de travail prévu
Il y a des jours où vous finissez à 14 heures ce que vous avez prévu de faire. Et d'autres où vous n'avez pas fini alors qu'il est 19 heures. Tant pis : vous arrêtez tout à 19 heures maximum, car vous avez déjà fait votre quota d'heures. Et les journées où vous êtes en avance, vous pouvez rattraper votre retard.
Faire des heures supplémentaires ne fait pas gagner du temps sur le long terme car avec la fatigue, on a moins d'entrain, on fait plus d'erreurs.
8. Prioriser
Se mettre des objectifs journaliers, c'est très bien. Toutefois, il faut aussi définir leur répartition dans la journée : ceux qui sont les plus durs à accomplir plutôt le matin. Enfin, il faut les prioriser : certains sont peut-être plus urgents que d'autres.
En pratique, inscrivez devant chaque objectif et tâche son ordre de priorité : 1, 2, 3, etc.
Et si certaines tâches sont tout autant prioritaires, codez-les de la même manière, en inscrivant, par exemple, le même chiffre ou le même symbole devant.
Essayez de respecter l'ordre prévu. Toutefois, en cas de manque de motivation, autorisez-vous, bien entendu, parfois, d'intervertir l'ordre prévu, tant que cela reste exceptionnel.
9. Ne pas viser la perfection
C’est l’une des raisons pour lesquelles les e-commerçants se démotivent souvent. Ils cherchent à avoir la boutique parfaite et mettent énormément de temps à mettre leur site en ligne. Certains ne voient même jamais le jour…
Lorsque vous êtes freelance, c’est assez similaire. Vous cherchez à satisfaire au maximum vos clients et le temps passé sur une mission peut devenir trop important.
Vous perdez des heures sur une tâche qui demandait, en réalité, beaucoup moins de temps.
En visant un peu trop la perfection, vous risquez de prendre du retard sur vos différents projets et de livrer vos clients plusieurs jours après la deadline. Ce non-respect des délais peut vous faire une mauvaise réputation !
10. Apprendre à déléguer
Un freelance gère, en général, de nombreuses tâches différentes autour de son cœur de métier : de la comptabilité, de la communication, du développement, de la rédaction, du marketing... Vous êtes tentés de vous former toujours plus pour gérer toutes les étapes vous-même.
Mais cela est souvent contre-productif. En voulant tout faire, vous perdez en qualité. Apprenez avec le temps à déléguer. N'hésitez pas, par exemple, à faire appel à des graphistes freelance, plutôt que de créer vous-même des illustrations à la va-vite sur Paint, Photoshop ou Canva.
Apprenez même à déléguer des tâches que vous maîtrisez bien, comme la rédaction, lorsque vous en avez beaucoup à faire. Apprenez ainsi à faire confiance aux autres et rendez-vous bien compte que c'est souvent un gain de temps que de se répartir le travail en fonction de ses compétences, de ses goûts et de sa disponibilité du moment.
11. Éviter de se surcharger
On est vite tenté d'accepter toutes les tâches qu'on veut bien nous confier, même si elles s'accumulent un peu trop.
Sauf qu'il y a une limite à la surcharge. En étant trop surchargé, on est plus tenté de passer en mode multitâche. La charge mentale est importante : on pense plus à ce qu'on a à faire après qu'à ce qu'on est en train de faire. Anticipez : ne prenez pas trop de projets en parallèle.
12. Poser des vacances
Les vacances et congés sont comme les pauses : indispensables pour repartir de plus belle.
Pausez-en au moins 5 semaines pleines par an, et même plus si cela suit financièrement.
13. Noter ses idées
Souvent dans la journée, vous avez des idées qui arrivent d'un coup. Il peut s’agir de choses que vous pourriez faire pour améliorer votre productivité ou trouver plus de clients.
Prenez un bloc-notes papier ou numérique pour noter ces idées.
14. Savoir dire non
Lorsque votre planning est rempli pour plusieurs semaines à venir, sachez maintenant dire non. Tout le monde est gagnant.
En effet, accepter une mission de plus, c'est prendre le risque de livrer un travail bâclé.
Quelques outils pour mieux gérer son temps
Voici les outils de gestion à adopter pour mieux gérer le temps et l'organisation de votre travail.
Trello
Trello est vraiment un outil fait pour gérer des projets seul ou à plusieurs. Vous pouvez créer des to-do-list en ligne avec une liste de tâches et les partager avec d'autres pour assurer une bonne gestion de vos missions.
C'est mon outil de prédilection pour la gestion des priorités et le management. Vous pouvez attribuer des missions à certaines personnes, dire quand un objectif doit être bouclé, etc. L'outil permet aussi de partager des fichiers.
Le tableau de bord permet d'avoir une belle vue d'ensemble sur la journée, la semaine, le mois ou même l'année et suivre l'avancement des différents projets.
Freedom
C'est l'outil qui me permet d'éviter le côté multi-tâche et procrastinateur. Comment ?
Vous pouvez bloquer, par ce logiciel, tout ce que vous voulez et qui vous distrait : les notifications Facebook, ou même l'accès au site et à tous les réseaux sociaux, voire à vos mails.
Il est très efficace pour se concentrer vraiment sur une tâche.
Evernote
Dans la journée, vous avez très souvent des idées qui fusent, mais à des moments incongrus : sous la douche, en courant, dans mon lit avant de m'endormir...
Cette application permet justement de prendre des notes à tout moment de différentes façons; par exemple, par mémo vocal ou SMS. Ainsi quelle que soient les circonstances, vous pouvez noter vos idées.
Elles seront toutes stockées au même endroit et bien conservées. Vous n'aurez aucune difficulté pour les retrouver et modifier.
La liste de choses que l'on peut mettre en place pour gagner du temps est presque infinie. Toutefois, hélas, le temps qu'on peut passer à trouver de nouvelles astuces et stratégies est, lui, limité.
J'espère que vous aurez réussi à piocher dans ces astuces des choses pour aller de l'avant, être efficace et gagner en productivité !