Comment planifier sa journée de travail et s'organiser au quotidien ? 13 conseils clés !

Vous êtes souvent distrait au travail ? Vous avez du mal à prioriser vos tâches ? Vous souhaitez mettre plus d'ordre dans votre quotidien ? Rien n'est impossible !

Avec des bonnes habitudes et un environnement propice, plus rien ne pourra entraver votre concentration et votre productivité.

Par où commencer ? Quels outils utiliser au quotidien ? Voyons ensemble comment faire de toutes vos journées de belles réussites !

Comment s'organiser tous les jours au travail ?

1. Faire la liste des tâches à accomplir dans sa journée

Tout au long de la journée, n’hésitez pas à faire des listes. Que ce soit de manière digitale sur un outil comme Notion, ou les notes sur votre ordinateur, ou encore, avec un cahier et un stylo, le pouvoir des listes est entre vos mains.

Cela permet de mettre ses idées au clair, et de ne rien oublier tout en débloquant la possibilité de prioriser de manière optimale toutes ses actions dans la journée. Vous pouvez même, dans un coin de la page, noter des choses personnelles que vous devez aussi accomplir sur vos temps de pause par exemple. À vous de trouver la bonne équation pour vous accompagner et planifier au mieux votre quotidien.

2. Récapituler les tâches laissées en cours la veille

Lorsque vous arrivez au bureau le matin, afin de dédramatiser la montagne que vous avez l’impression de devoir franchir dès que vous entrez dans votre bureau, faites la liste des tâches que vous avez laissées la veille. En faisant cela, vous enclenchez une routine qui sera divisée entre le soir et le matin.

Sous la forme d’une liste à puces, par exemple, ajoutez toutes les missions des plus petites aux plus grandes que vous devez mener dans la journée. Vous pouvez même imaginer un code couleur selon la priorité ou le temps que ces tâches vont vous prendre. Personnalisez donc la présentation de ces tâches, et barrez-les une fois qu’elles sont accomplis : un sentiment de satisfaction, toujours bienvenu !

3. Savoir échanger avec ses collègues de manière fluide

Au bureau, vous êtes amenés à vivre en communauté avec vos collègues, qui auront leur propre emploi du temps, leurs propres tâches à effectuer, et donc leur propre manière de planifier leur journée.

Le tout est de pouvoir s’exprimer librement et de manière calme, même pendant les moments de tension car ajouter du stress à vos relations avec vos collègues ne pourra que nuire à votre capacité de prendre du recul sur vos missions quotidiennes et donc à bien planifier votre journée. Gardez en tête que votre équilibre émotionnel sera toujours un bon moteur pour faire de votre journée une bonne journée.

Mais aussi et surtout : si vous avez des doutes, des questions, des problématiques, osez poser des questions ! Beaucoup de situations sont bloquées parce que les collaborateurs n'osent pas demander. Alors n'hésitez pas !

4. Savoir délimiter moments de travail et moments d'échanges

Souvent, il nous arrive d’avoir besoin d’échanger avec un collègue sur un projet, mais qu’il soit très compliqué de trouver un moment même informel pour en discuter… Pour cela, n’hésitez pas à planifier des rendez-vous officiels dans les agendas de vos collègues.

Certes, tous les collaborateurs de votre entreprise sont déjà sollicités par d’autres rendez-vous, mais le vôtre ne peut plus attendre. Alors, consultez les agendas si vous le pouvez sur vos espaces partagés, et n’hésitez pas à créer des meetings en visio ou en physique, même si ce doit être autour d’un café !

5. Sortir, marcher, prendre l'air au moment de sa pause déjeuner

Souvent, lorsque l’on a du mal à planifier sa journée, c’est parce qu’il est très difficile de pouvoir prioriser les informations. Le cerveau a souvent du mal à comprendre ce qu’il doit faire en premier et les dernières urgences viennent éclipser les tâches en cours qui ont besoin d’être finalisées.

Un conseil, qui peut paraître contre-productif de prime abord : sortez de votre bureau ! Faites un tour d’une dizaine de minutes, marchez, trouvez un endroit au soleil, écoutez votre musique préférée, méditez…

Un cerveau qui sature est un cerveau qui ne pourra pas être optimal, et donc il ne pourra pas vous aider à vous organiser dans la journée. Alors offrez-lui un moment de pause pour qu’il puisse y voir plus clair sur la suite de votre journée.

Dans ces moments, il ne sert à rien de s’acharner car l’attention ne viendra pas plus. Il est de plus scientifiquement prouvé que le Soleil et la marche sont deux éléments très bénéfiques pour sa santé physique et mentale. Il parait même que Steve Jobs organisait des réunions en marchant ! Et puis, 10 minutes dans une journée, qu’est-ce que cela représente réellement ?

6. Créer un espace dédié à son bureau

Télétravail, Flex Office, Open Space... Toutes nos nouvelles manières de travailler et d'imaginer le bureau ont été complètement réinventées ces dernières années. Malgré cette idée d’un bureau flexible, quel que soit l’endroit où l’on travaille, il est nécessaire pour une bonne productivité quotidienne de se créer un espace de travail à soi, qui soit à la fois agréable, confortable et qui favorise la concentration.

Commencez déjà par les règles de base : une chaise ergonomique, si vous travaillez devant un ordinateur, un écran au niveau de vos yeux, et la possibilité de reposer vos yeux, au moins une fois par heure, en regardant à travers une fenêtre, mais surtout pas un autre écran… Pour mieux comprendre les bases les plus importantes de la construction d’un bureau optimal, voici une vidéo qui pourra vous aider si vous êtes à la recherche d’inspiration pour votre espace de travail.

7. Savoir prendre des pauses raisonnables

La pause pendant sa journée de travail est un moment à privilégier. Il faut l'organiser de manière optimale afin qu'elle puisse vous apporter tous les bienfaits nécessaires au bon déroulement de votre journée. Plusieurs stratégies existent en termes de pause, surtout si vous êtes en télétravail :

• De nombreuses personnes adoptent des sessions de 90 minutes de travail suivies de 20 minutes de pause.
• D'autres vont préférer s'octroyer 15 minutes de pause deux fois par jour, en dehors du déjeuner.
• Une autre stratégie est le 52/17, pour 52 minutes de travail et 17 minutes de pause.

Dans tous les cas, faites en sorte de vous accorder des pauses dans la journée et discutez avec vos équipes pour mieux les optimiser, surtout si vous ressentez des difficultés à bien récupérer pendant ces temps-là. La pause est aussi importante que votre temps de travail car elle vous permet d'être bien plus productive dans votre journée. La pause s'impose !

8. Ne pas se laisser emporter par les tâches ménagères en télétravail

Ah le télétravail ! Si cette façon de fonctionner au bureau s'est largement développée à la suite de la crise sanitaire, cela a permis à de nombreuses entreprises et collaborateurs de mieux gérer leur équilibre vie privée et vie perso.

Mais lorsque l'on est à la maison, il est tentant de prendre des pauses souvent tournées vers la gestion des tâches ménagères. Certes, ce type d'organisation offre la possibilité de pouvoir gérer certaines missions à la maison tout au long de la journée pour harmoniser ses semaines.

Seulement, il ne faudra pas se laisser submerger. Alors apprenez à simplement fermer la porte sur le reste de votre logement pour ne vous focaliser que sur votre bureau. Si vous aviez été au travail, vous auriez dû accomplir vos tâches ménagères le soir ou le week-end, n'est-ce pas ? Eh bien avec le télétravail, pensez de la même façon et limitez votre implication dans votre foyer : vous aurez tout le temps de le faire sur vos temps off !

9. Laisser sa vie personnelle une fois au travail

Lorsque l’on arrive au travail, pour pouvoir optimiser sa gestion du temps de la meilleure des manières, il est souvent conseillé de laisser ses problèmes personnels à la maison. Cela est souvent plus facile à dire qu’à faire… Malgré tout, vous devez vous rendre totalement disponible, à l’instant présent auprès de votre entreprise et de vos collègues, même si certains tracas peuvent revenir dans votre tête au cours de la journée… Pour vous aider à mieux gérer cet équilibre entre votre vie privée et votre vie professionnelle, vous aurez peut-être besoin d’aide, que ce soit au sein de votre entreprise ou en dehors.

Méditation, journaling, sport... Des techniques existent pour faire baisser votre dose de stress.

Parfois, si les problèmes deviennent trop lourds, et polluent votre quotidien au bureau, vous pouvez imaginer de prendre rendez-vous avec un coach ou un psychologue pour pouvoir décharger toutes ces pensées et vous libérer de l’espace dans votre quotidien. Vous êtes certes un entrepreneur ou un collaborateur au sein d’une entreprise, mais vous êtes avant tout humain : savoir reconnaître certains éléments de son quotidien que l’on aimerait modifier est un premier pas vers le changement et le positif. Parlez-en autour de vous.

Comment apprendre à gérer son temps ?

10. Time management : se connaître soi-même face à la gestion du temps

Pour savoir comment gérer son temps de façon optimale, la première étape sera de vous connaître vous-même. En effet, il est prouvé scientifiquement que certaines personnes sont davantage du matin et d'autres du soir : un agenda interne déjà prédéterminé. Ce n'est pas qu'une simple tendance ou de simples habitudes de vie, mais bel et bien un trait de caractère qui définit chaque individu.

Aussi, si vous avez tendance à tout remettre au lendemain, adoptez des routines de travail qui vous permettront d'effectuer un maximum de vos tâches à l'instant où vous l'avez décidé. Certaines personnes sont plus rapidement distraites que d'autres, par l'environnement, les écrans, les notifications, etc. Et en ce qui concerne les notifications, sachez que des applications de blocking existent : une façon radicale mais efficace de se concentrer au travail !

11. Faire un planning ou un programme de sa journée complète

Le concept de routine est un élément efficacement intégré pour apprendre à bien gérer son temps, car cela permet de donner un cadre à son quotidien, mais également d'habituer son cerveau à respecter des horaires et à s'adapter aux tâches quotidiennes. La technique de présentation de ses programmes ou de ses plannings vous appartient : l'essentiel est que vos priorités et celles de votre équipe puissent être traitées en premier lieu, en déléguant efficacement pour anticiper les imprévus. Aussi, cela va vous permettre de booster l'efficacité de vos tâches.

Créer un planning visuel est une méthode qui permet de rythmer son quotidien et d'atteindre ses objectifs grâce à une organisation clairement définie. Comme nous le disions précédemment, certains vont préférer des programmes créés sur support numérique, d'autres avec du papier et un stylo. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise solution : votre planification vous appartient, tant que votre efficacité est maximisée, alignant ainsi technique et objectif pour une gestion optimale.

12. Minuter ses actions pour une meilleure gestion du temps

Tout comme il vous arrive de regarder la pendule lors de vos réunions pour pouvoir mesurer les actions et les activités que vous mettez en place, pourquoi ne pas également mesurer vos moments de travail personnel ? Parfois, nous n’avons pas réellement conscience du temps que va prendre une tâche au moment où nous la commençons. C’est pourquoi l’horloge peut être votre meilleure alliée, afin de mieux évaluer le temps que vous allez passer sur une mission.

C’est un moyen assez contraignant au début pour gagner en productivité. Puis un jour, chaque tâche devient une routine, une habitude bien implantée dans votre semaine. Votre notion du temps sera plus éclairée grâce à vos sessions de travail minutées. Cette technique permet également de respecter des stratégies de planification, comme nous l’avons vu plus haut, comme la technique des 90 minutes pour 20 minutes de pause par exemple.

13. S'aider d'applications pour créer ses routines quotidiennes

Que ce soit pour se détendre, planifier ses actions en solo ou en équipe ou encore gamifier ses tâches, vous pouvez vous aider de ces applications, en plus de celles déjà dans votre smartphone comme Notes ou Agenda notamment :

• Trello : Trello est un outil idéal pour organiser vos tâches et projets. Vous pouvez créer des tableaux pour différentes parties de votre routine et ajouter des tâches sous forme de cartes dans chaque tableau.

• Evernote : plus qu'une simple application de prise de notes, Evernote permet de créer des listes de tâches, d'enregistrer des rappels et d'organiser des documents. Son système de tags facilite la recherche et l'organisation de vos notes.

• Notion : une application tout-en-un pour la prise de notes, la gestion des tâches, la création de bases de données, et bien plus. Sa flexibilité permet de créer un espace de travail personnalisé adapté à vos routines quotidiennes.

• Petit Bambou : bien que principalement une application de méditation, Petit Bambou propose des routines pour commencer et finir la journée en pleine conscience, ce qui peut grandement améliorer votre bien-être quotidien.

• Asana : excellente pour le travail d'équipe, mais aussi pour le travail personnel, Asana permet de créer des projets, des tâches et des sous-tâches pour organiser votre journée. Elle donne une vue d'ensemble claire de ce qui doit être fait.

• Habitica : transformez la gestion de vos habitudes en jeu ! Habitica utilise des éléments de jeu pour vous motiver à respecter vos habitudes et vos routines quotidiennes. Vous gagnez des récompenses virtuelles pour chaque tâche accomplie.

Avec tous ces conseils, ne voyez plus le calendrier comme un ennemi mais bel et bien comme un outil de travail ! Avec ces applications et ces nouvelles manières d'appréhender vos journées, votre agenda à jour et vos mauvaises habitudes de côté, vous pourrez atteindre tous vos objectifs personnels grâce à votre planification méticuleuse. L'organisation est plus qu'une qualité, c'est un état d'esprit qui peut s'apprendre.