En tant qu'entrepreneur, vous êtes forcément amené à partager de nombreux fichiers. Transférer, télécharger, envoyer par email, créer un lien en ligne… Que ce soit avec vos clients comme avec vos partenaires commerciaux, vos fournisseurs ou des entreprises de logistique, vos échanges sont nombreux et vous imposent sans doute d'envoyer des fichiers relativement lourds.
Or, par mail, il n'est pas possible d'envoyer des éléments trop volumineux à télécharger notamment. La taille maximum d'envoi peut varier d'un opérateur à un autre. Cependant, pour la plupart des boîtes mail, la taille des documents à ne pas dépasser est de 25 Mo pour un ou plusieurs fichiers.
Pour contourner cette limitation, il existe des logiciels web pour télécharger vos fichiers en ligne et les envoyer simplement. Ces derniers peuvent consister à envoyer un lien au destinataire, pour qu'il télécharge à son tour le fichier sur son ordinateur, ou il peut aussi s'agir d'un dossier de documents partagés sur Internet, sur un Cloud. Les gros fichiers n’auront plus raison de vos envois !
Logiciels de compression
Commençons par la première option : le logiciel de compression. Ce dernier compresse votre fichier et génère un lien qui permet ensuite au destinataire du message de télécharger à son tour la pièce jointe volumineuse.
WeTransfer et son application smartphone Collect
WeTransfer est sans doute le logiciel de compression le plus célèbre de tous. Cette plateforme a été fondée en 2009 et repose sur un service de partage des fichiers de toutes sortes, du JPG au WAV en passant par les formats les plus spécifiques.
Dans sa version gratuite, le site permet d'envoyer jusqu'à 2Go de fichiers en une seule fois. Pour cela, aucune inscription n'est requise de la part de l'expéditeur ni du destinataire. Pour envoyer un fichier avec WeTransfer, il suffit d'effectuer un simple glisser-déposer sur le site. C'est un véritable jeu d'enfant ! Ensuite, deux options s'offrent à vous :
- WeTransfer vous propose d'indiquer le mail du destinataire et d'ajouter un message à votre envoi puis vous cliquez sur le bouton “Transférer”. Dans ce cas, le transfert du fichier se fait directement à la personne de votre choix par l'intermédiaire du site ;
- WeTransfer peut aussi générer un lien de téléchargement. Il vous faudra alors le copier et l'envoyer à toutes les personnes à qui vous le transfert est adressé.
WeTransfer protège chaque transfert de fichiers envoyés par un système de codage. Il permet de transmettre jusqu'à 20 fichiers par envoi et n'est contraint par aucune limite en nombre de téléchargements. WeTransfer contient de la publicité ciblée selon le type de transfert.
Toutes les données qui transitent par la plateforme WeTransfer sont automatiquement supprimées au-delà d'un délai de sept jours.
Fort de son succès, WeTransfer est également présent sous la forme d'une application mobile. Nommée Collect by WeTransfer, celle-ci permet de stocker tout un tas d'éléments. L'utilisateur peut choisir d'y ajouter des images, des chansons, des documents ou des vidéos. Il peut y enregistrer des liens et organiser toutes ces données dans un tableau.
Ensuite, les éléments sauvegardés peuvent être partagés. De même, l'application permet aussi de collaborer à plusieurs sur un seul et même projet. Tous les utilisateurs du même espace peuvent alors contribuer à remplir le tableau. Une synchronisation permanente est effectuée afin que tout le monde ait accès aux mêmes données. Et le tout est gratuit !
Seulement, l’application est en anglais, il faudra alors vous familiariser avec les “files”, les fichiers et les “boards”, les tableaux !
Smash
Smash est un logiciel de partage français, dont le siège social est basé à Lyon. Celui-ci permet de partager des fichiers avec les destinataires de son choix, sans la moindre limite de poids. Pour accéder à ce service, il n'est pas nécessaire de s'inscrire.
Smash fonctionne de façon très simple et de manière instantanée. Comme WeTransfer, il s'utilise grâce à un simple glisser-déposer des files, qu'elles soient JPG, PNG, GIF ou de n’importe quel format. Cliquez sur le bouton et le tour est joué !
Une fois le fichier téléchargé sur la plateforme, plusieurs options sont envisageables :
- L’envoi du fichier volumineux par e-mail ;
- La génération d'un lien qu'il suffit de copier-coller ;
- L’intégration du lien du fichier volumineux directement sur Slack, un outil très utilisé en entreprise.
Smash offre également quelques services additionnels. Tous les partages effectués par son intermédiaire peuvent être personnalisés. L'expéditeur est libre de choisir le design qui lui ressemble et de définir la durée de validité de son choix. Par défaut, Smash opte pour sept jours. Cependant, cette donnée peut être modifiée.
Il est également possible d'ajouter un mot de passe de protection sur vos fichiers et d'accéder à une page aperçu des éléments partagés. L'expéditeur peut opter ou non pour les notifications de téléchargement.
L'ensemble des données transmises sur Smash est protégé par un système de codage, tout en étant stocké sur des serveurs Amazon. Ces derniers sont basés aux États-Unis et en Europe.
TransferNow
Restons en France et attardons-nous maintenant sur TransferNow, un autre outil de transfert par compression et d'envoi de fichiers volumineux, dont le siège social est basé en région parisienne. Cette plateforme dispose de plusieurs offres idéales pour le transfert de gros documents notamment par email, dont l'une d'elles est gratuite.
TransferNow est un outil qui peut être accessible depuis un ordinateur comme depuis un navigateur Web mobile. Par son intermédiaire, l'utilisateur peut envoyer facilement des fichiers allant jusqu'à 4Go. Ces derniers restent accessibles et téléchargeables pour une durée de sept jours.
TransferNow accepte de nombreux formats de fichiers, Word, JPG, WAV, etc., à l'exception des fichiers exécutables (.exe ) ou des fichiers cachés. Ces derniers ne peuvent pas être transférés par la plateforme pour des raisons de sécurité.
Pour une meilleure protection des données utilisateurs, tous les éléments envoyés peuvent être protégés par un mot de passe. Les transferts sont ensuite sécurisés par une connexion HTTPS.
Si les options sont beaucoup plus nombreuses dans les versions payantes de TransferNow, certains éléments sont accessibles gratuitement. Sans dépenser le moindre euro, l'expéditeur de l’email peut activer ou non les notifications de transferts et de téléchargements. Il peut également choisir d'avoir un rappel juste avant que les éléments soient effacés.
Il a la possibilité de prévisualiser les files. Il peut réaliser jusqu'à trois envois par heure, sur des fichiers allant jusqu'à 4Go. Enfin, la date d'expiration du fichier peut être personnalisée, de 24 heures à 14 jours après son envoi.
GrosFichiers
Son nom est explicite : GrosFichiers permet d'envoyer des fichiers volumineux, gros donc, qui ne peuvent pas être transmis par l'intermédiaire d'une boîte mail classique. La taille maximale d'un envoi est de 10 Go. Grosfichiers permet tout de même d'envoyer jusqu'à 300 fichiers maximum par envoi. Ces derniers sont stockés sur les serveurs du site pendant 14 jours.
Au choix, GrosFichiers offre plusieurs formules payantes. Ces dernières affichent un prix dégressif en fonction de leur durée : 5€ pour un mois, 10 € pour deux mois ou 20 € pour six mois. Contre ce prix, l'utilisateur peut envoyer jusqu'à 50Go en une fois et profite d'un accès au site sans publicité.
GrosFichiers fonctionne avec tous les navigateurs Internet et permet d'envoyer un e-mail avec un lien aux destinataires, afin que ces derniers téléchargent à leur tour le fichier. L'expéditeur est libre d'y ajouter le message de son choix.
Logiciels de données partagées
Les logiciels de données partagées, quant à eux, fonctionnent un peu différemment. Il s'agit de serveurs à distance qui sont accessibles via le Web. Par l'intermédiaire de ces derniers, il vous est possible de sauvegarder vos données d'entreprise et de les synchroniser en temps réel. Plusieurs intervenants peuvent interagir sur le même espace partagé, ce qui permet le transfert ou la modification des documents en équipe de façon très simple.
Google Drive
Google Drive est un service de stockage qui a été créé par Google en 2012. Il s'agit d'une solution innovante de sauvegarde et de synchronisation de données. Par son intermédiaire, l'utilisateur peut stocker ses fichiers de toutes formes, ou les partager avec d'autres personnes.
Sur chaque espace, Google Drive permet de stocker jusqu'à 15Go. Les données présentes sur la plateforme sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. De même, en choisissant une option payante, l'utilisateur a la capacité d'augmenter cette capacité de stockage en ligne.
Lorsque les fichiers sont partagés entre plusieurs utilisateurs, ces derniers ont la possibilité de les modifier. Les données transformées sont synchronisées automatiquement et les fichiers sont conservés tels quels sur la page en ligne.
Ainsi, tous les utilisateurs peuvent accéder en temps réel aux modifications effectuées par les autres membres de l'équipe. Il s'agit d'un outil particulièrement pratique pour réaliser du travail en équipe car il permet de mettre à jour en direct les documents et de présenter la dernière version à tous les participants.
iCloud
iCloud est une autre plateforme du même genre, version Apple. Celle-ci regroupe différents services basés sur un « nuage de stockage de données ». Par son intermédiaire, l'utilisateur a la possibilité d'accéder à un service d'email, à un système de synchronisation de contacts et de calendrier, à la géolocalisation de ses appareils Apple et au stockage de sa musique.
iCloud permet donc, entre autres fonctions, de stocker des informations sur un serveur en ligne. Ses serveurs sont très sécurisés et se situent dans les Data Centers d’Apple. Ils permettent aux utilisateurs de ne pas surcharger leurs appareils, tout en ayant accès à leurs informations, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. De même, par l'intermédiaire d’iCloud, il vous est possible de donner accès à vos fichiers à d'autres utilisateurs.
Pour profiter des services d’iCloud, il est nécessaire d'avoir un identifiant Apple et de posséder un iPad, un iPhone, un Mac ou une Apple TV. Désormais, il est également possible d'installer iCloud sous Windows, à condition de télécharger le logiciel sur votre PC ou sur l’un de vos appareils Windows.
Dans sa version gratuite, iCloud offre un espace de 5 Go de stockage, contre 50 Go pour seulement 0,99€ par mois, ou 200 Go pour 2,99€ mensuels et 2 To pour 9,99€ par mois.
Le gros plus : lorsque vous changez d’appareil, toutes vos données sont sauvegardées et vous pouvez télécharger toute l’interface de votre ancien appareil sur le nouveau sans perdre un seul document grâce au cloud.
Dropbox
Dropbox est un autre espace de stockage centralisé qui permet de partager très facilement du contenu, des images, des vidéos, etc., avec une équipe de travail. Son objectif ? « Vous aider à vous organiser et à collaborer de façon sécurisée avec votre équipe ». Dropbox vous permet notamment de stocker ou de consulter vos fichiers, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Cet espace de stockage est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone.
Mieux encore : Dropbox profite d'une connexion avec vos outils préférés, tels que Zoom ou Slack. Ainsi, la plateforme vous fait gagner un temps précieux lorsqu'il s'agit de transmettre les informations à votre équipe. Avec Dropbox, restez informé de l'avancement de tous vos projets, consultez l'activité de votre équipe et ajoutez-y des commentaires.
Pour organiser vos tâches en équipe, Dropbox dispose également de certains documents collaboratifs, tels que des plannings, des tableaux ou des listes de tâches.
Dropbox vous permet de gérer très facilement les droits d'accès à vos fichiers, par l'intégration de mots de passe ou la mise en place de délais de validité et d'autorisations de téléchargements. De même, pour éviter que certains de vos fichiers ne se perdent, toutes vos données, vos dossiers, vos images peuvent être restaurés pendant 30 jours maximum.
MeeroDrop
Enfin, terminons ce tour d'horizon par le site MeeroDrop. Cette plateforme de partage permet de créer des espaces collaboratifs gratuitement, sans avoir à créer de compte. MeeroDrop permet notamment de transférer jusqu'à 10 Go de fichiers gratuitement. Tous les liens créés sont accessibles pendant une durée de trois mois.
Comme toujours, tous les documents envoyés et partagés sont parfaitement sécurisés. Ils peuvent également être associés à un mot de passe. Pour favoriser le travail d'équipe, la plateforme permet aussi de s'échanger des commentaires constructifs. Chaque membre du projet a la possibilité d'y ajouter ses contributions.
Enfin, si vous êtes assez sensibles à la mise en page, sachez que Meero Drop vous permet de créer votre propre présentation d'espace partagé avec vos propres images par exemple. Avec Meero Drop, ajoutez-y votre propre photo de couverture et travaillez sur une plateforme qui vous ressemble !
Le marché de l'email est tout simplement colossal ! 62 % de la population mondiale utilise ce moyen de communication, ce qui représente tout de même 306 milliards de mails envoyés chaque jour, une enquête CIRE Research en juin 2021 !
Cependant, comme nous venons de le voir, les mails ne sont pas les seuls outils pour communiquer et transmettre des fichiers à vos partenaires commerciaux. Ils ne sont d'ailleurs pas les meilleurs lorsqu'il s'agit d'envoyer des fichiers de gros volumes. Voilà qui explique en partie le fort engouement pour le Cloud.
Ce service affiche une croissance de plus de 40 % par an, tandis qu'il représentait déjà un marché mondial estimé à 272 milliards de dollars en 2018. En 2019 selon Flexera, l'adoption du Cloud dans les entreprises était de 94 % !
