Peu importe votre projet professionnel : la gestion du temps est la colonne vertébrale de votre activité. Chaque tâche va pouvoir être mieux appréhendée, et votre projet pourra se développer à court, moyen et long terme grâce à une meilleure gestion de chaque session de travail.
L’art de la gestion du temps, c’est évacuer la procrastination et mieux optimiser les niveaux d’énergie que vous aurez dans la journée. Du début à la fin de votre temps de travail, vous allez alors manager votre façon d’avancer sur vos missions afin de faire évoluer votre entreprise chaque jour.
Que vous soyez dans un travail à distance, entrepreneur ou employé, que vous travailliez dans un bureau ou à domicile, toutes ces méthodes de gestion du temps seront bénéfiques pour mieux organiser vos priorités et faire de chaque tâche une réussite !
Quel est le but principal de la gestion du temps ?
Le but principal de la gestion du temps est motivé par l’envie de bien faire son travail dans un temps imparti. Pour certaines personnes, 24 heures ne suffisent pas pour gérer toutes les tâches du quotidien, tandis que d’autres y arrivent vite et efficacement.
La première étape de la gestion du temps en entreprise est d’apprendre à se connaître : selon les tempéraments et les manières de travailler, chaque individu va adapter sa stratégie, qui ne sera pas la même que celle de son collègue.
Souvent, lorsque l’on cherche à optimiser son emploi du temps et son temps de travail, cela consiste à évacuer toutes les zones de perte de temps dans son quotidien et surtout à retrouver une meilleure visibilité en matière de gestion de ses tâches. Cela passe par le degré d’importance des missions, mais également par l’annulation des mauvaises habitudes afin d’atteindre ses objectifs à court, moyen et long termes.
Mieux gérer son temps ne veut pas dire supprimer son temps libre ou ses temps de repos : ils sont totalement nécessaires et bénéfiques, car ces moments permettent de se ressourcer afin d’être plus productif par ailleurs. Une bonne gestion du temps, de façon générale, c’est savoir mieux prioriser les éléments importants de sa journée, mieux visualiser l’état d’avancement de ses tâches au fur et à mesure, mieux se connaître pour mieux appréhender son temps de travail et enfin retrouver du sens dans ses actions quotidiennes afin d’atteindre ses objectifs.
Quels sont les 5 principes majeurs de la gestion du temps ?
Planifier son emploi du temps
La planification permet de définir les objectifs et les priorités. Utiliser des outils comme les listes de tâches, les agendas et les calendriers pour organiser les activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
Prioriser ses activités
Hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence va vous permettre d'avoir une vision claire de ce que vous devez accomplir immédiatement ou pas.
Déléguer un maximum
Apprendre à déléguer certaines tâches permet de se concentrer sur les activités qui nécessitent vraiment son attention et ses compétences. Déléguer aux bonnes personnes et donner des instructions claires est essentiel pour que tout se passe au mieux.
Gérer les interruptions
Minimiser les interruptions pour rester concentré est une des clés de la réussite. Cela peut passer par la gestion des notifications, l'instauration de périodes de travail ininterrompues, et la création d’un environnement de travail calme.
Ajuster ses priorités
Régulièrement évaluer l’efficacité de sa gestion du temps et ajuster les stratégies en conséquence. Cela permet de s’adapter aux changements et d’améliorer continuellement ses méthodes de travail.
Quels sont les types de techniques de gestion du temps ?
Technique Pomodoro
La méthode Pomodoro se base sur l’idée de travailler par intervalles de temps, appelés “Pomodoros”, suivis de courtes pauses pour améliorer la productivité et la concentration.
- Travailler par intervalles de 25 min (appelés “Pomodoros”) suivis d’une courte pause de 5 min.
- Après 4 Pomodoros, prendre une pause plus longue de 15 à 30 min.
- Cette technique aide à maintenir la concentration et à éviter la fatigue mentale.
Bien que le format standard soit 25 minutes de travail et 5 minutes de pause, vous pouvez ajuster ces intervalles selon vos préférences et capacités personnelles.
Loi de Pareto ou de 80/20
La loi de Pareto, appliquée à la gestion du temps, implique que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. En d’autres termes, une minorité de vos actions produit la majorité de vos résultats.
En pratique, appliquer la loi de Pareto à la gestion du temps permet de :
- Identifier les tâches critiques : Concentrez-vous sur les tâches qui ont le plus grand impact sur vos objectifs.
- Maximiser l’efficacité : Réduisez le temps passé sur les tâches à faible valeur ajoutée.
- Améliorer la productivité : Managez votre temps et vos ressources disponibles pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
Méthode GTD (Getting Things Done)
La méthode GTD, ou “Getting Things Done”, repose sur l’idée que l'efficacité peut être améliorée en capturant toutes les tâches et idées dans un système fiable, en les organisant de manière appropriée et en se concentrant sur les actions réalisables. Cela implique donc d'organiser les to-do lists selon leur contexte et priorité et de revoir régulièrement les listes et priorités.
- Collecter : Collecter toutes les tâches, idées, projets et engagements dans un système fiable, que ce soit un carnet, une application ou un logiciel de gestion des tâches.
- Traiter : Examiner chaque élément capturé et décider de l’action à entreprendre.
- Organiser : Placer les actions dans des catégories appropriées telles que les listes de tâches, les projets, les calendriers ou les fichiers de référence.
- Réviser : Revoir régulièrement les listes et les projets pour rester à jour et ajuster les priorités.
- Agir : Se concentrer sur l’exécution des tâches en fonction de leur contexte, du temps disponible et de l’énergie.
Règle des deux minutes
Si une tâche peut être réalisée en moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Cela évite l’accumulation de petites tâches et aide à maintenir un flux de travail continu.
Matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d’Urgence-Importance, est un outil de gestion du temps de travail qui aide à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. En planifiant et en organisant les tâches importantes, on évite le stress des crises de dernière minute.
Il faut commencer par classer les tâches en 4 catégories puis les traiter en conséquence :
- Urgent et important : Faites ces tâches immédiatement.
- Important mais non urgent : Planifiez votre journée et vos tâches dans votre agenda.
- Urgent mais non important : Déléguez ces tâches ou minimisez le temps passé dessus.
- Ni urgent ni important : Éliminez ou réduisez ces tâches.
Quels sont les livres pour améliorer son organisation au travail ?
"S'organiser pour réussir: La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans stress !" par David Allen
David Allen propose dans ce livre une méthode révolutionnaire pour augmenter sa productivité et réduire le stress lié à l’organisation des tâches. L'approche Getting Things Done (GTD) repose sur cinq étapes clés : collecter, traiter, organiser, réviser et agir. L'auteur insiste sur l’importance de vider son esprit en notant toutes les tâches et idées, pour ensuite les organiser de manière systématique.
"Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent" par Stephen R. Covey
Stephen R. Covey présente dans ce classique de motivation une approche basée sur des principes intemporels pour atteindre le succès et l’équilibre dans la vie. Les “7 habitudes” sont divisées en différentes parties : la victoire privée (qui inclut l’indépendance personnelle), la victoire publique (qui traite de l’interdépendance et des relations avec les autres).
"Deep Work : Retrouver la concentration dans un monde de distractions" par Cal Newport
Dans “Deep Work”, Cal Newport examine l’importance de la concentration intense et ininterrompue dans un monde saturé de distractions. L'auteur sépare le “travail en profondeur” (Deep Work) du “travail superficiel” (Shallow Work) et avance l'idée selon laquelle la capacité à effectuer des tâches complexes sans distractions est de plus en plus rare et précieuse.
"Avalez le crapaud : 21 bonnes façons d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir davantage en moins de temps" par Brian Tracy
Brian Tracy aborde la procrastination avec une approche directe et efficace dans “Avalez le crapaud”. Le titre du livre fait référence à une citation de Mark Twain : “si vous commencez votre journée en avalant le crapaud vivant alors vous pouvez passer la journée avec la satisfaction de savoir que c'est probablement la pire chose qui puisse vous arriver.”
Quels sont les outils et logiciels pour s'aider à mieux optimiser son temps ?
Trello
Trello est un outil de gestion de projets visuel qui utilise des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches. Il est aussi aimé par les utilisateurs pour sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité, convenant aussi bien aux équipes qu’aux projets personnels.
Notion
Notion est une application tout-en-un qui combine la prise de notes, la gestion de tâches et la collaboration de projets. Elle est très modulable, permettant aux utilisateurs de créer des bases de données personnalisées, des calendriers et des pages de texte.
Asana
Asana est une plateforme de gestion de projets qui aide les équipes à suivre leur travail de la planification à l’achèvement. Elle propose des fonctionnalités robustes pour la gestion des tâches, la communication et le suivi des progrès, facilitant la collaboration en équipe.
Google Calendar
Google Calendar est un calendrier en ligne qui permet de planifier et de synchroniser facilement les événements et les rendez-vous. Il est intégré à d’autres services Google, ce qui facilite l’organisation personnelle et professionnelle.
Petit Bambou
Petit Bambou est une application de méditation guidée qui propose des programmes variés pour aider à réduire le stress et améliorer le bien-être. Elle offre des séances de méditation adaptées à tous les niveaux, du débutant à l’expert, avec un accent sur la pleine conscience. Le fait de gérer ses émotions va pouvoir vous aider à mieux accueillir le quotidien et donc une meilleure gestion du temps. Plus votre cerveau sera ouvert aux challenges et plus votre emploi du temps sera respecté !
Vous connaissez désormais toutes les astuces, les solutions et les avantages d'une bonne gestion du temps. En prenant les projets de front, vous allez pouvoir évacuer des frictions et des doutes rien qu'en vous lançant avec assurance dans vos journées de travail ! Votre activité mérite d'être réalisée à 100% : à vous de jouer pour faire de chaque jour une nouvelle source d'opportunités pour vous, votre équipe et votre entreprise !
