S'organiser dans sa journée peut être une tâche compliquée. Comment bien ordonner ses missions quand même le planning semble être une montagne ?
Pas de panique, avec cet article, vous aurez toutes les clés pour bien organiser vos journées grâce à un planning parfait.
Trouvez le design et l'organisation qui vous conviennent le mieux et devenez plus productif que jamais !
Comment bien organiser son planning et faire du bon travail ?
Étape 1 : évaluer ses urgences et priorités
Tout d’abord, avant de créer un planning optimal pour votre travail quotidien, il faut déjà comprendre ce dont vous avez besoin en termes de planification par rapport à vos objectifs. En effet, si votre objectif final se trouve à plusieurs mois d’intervalle, alors votre planning ne sera pas conçu de la même manière que si votre objectif est fixé pour la semaine prochaine.
Selon la typologie des échéances et les urgences du moment, vous pouvez envisager soit plusieurs plannings différents que vous consultez sur différentes pages, soit de tout compiler sur un seul et même planning en faisant attention à bien choisir les couleurs et les manières de présenter chaque objectif distinct. Le but sera de faire en sorte que vous ayez une vision totalement claire des tâches à accomplir, à court, moyen et long terme.
Étape 2 : choisir le bon outil
Pour vous aider dans ces tâches et pour créer le planning le plus lisible possible, vous pourrez choisir de vous accompagner d’un ou plusieurs outils en ligne ou physiques. Êtes-vous plutôt à l’aise avec le digital ou préférez-vous créer des plannings sur une feuille avec des feutres et des couleurs ? Pas de panique, il n’y a pas de règle en la matière !
L’important est de trouver la planification la plus agréable et celle qui vous convient le mieux. Certaines personnes aiment utiliser plusieurs outils en ligne, comme le calendrier plus leur outil de notes en complément, ou encore des alarmes avec des rappels. D’autres préfèrent utiliser un agenda papier et noter de manière manuscrite tous leurs rendez-vous et leurs missions quotidiennes à l’aide d’un stylo… Testez les deux méthodes et voyez laquelle vous convient le mieux ! N’hésitez pas à combiner le physique et le digital pour un maximum d’efficacité.
Étape 3 : structurer le planning
Il vous faudra évidemment structurer le planning final, c’est-à-dire implémenter tous les événements et toutes les tâches que vous souhaitez accomplir pour vous y retrouver de manière optimale. Avez-vous besoin de noter des heures dans un coin d’une page ? Les jours de la semaine ou le nombre de semaines paires et impaires ? Préférez-vous un maximum d’informations ou, au contraire, une feuille plutôt minimaliste ? Encore une fois, la structure de votre planning vous appartient et il n’y a pas de bonne ou mauvaise solution tant que le planning de votre semaine tient ses promesses et vous permet d’avancer sereinement sur vos tâches quotidiennes.
Étape 4 : s'écouter et adapter son organisation
L’étape la plus importante, une fois que vous aurez bien structuré votre agenda, sera de vous écouter et de ne pas avoir peur de tout bouleverser si vous sentez que votre rythme de travail en a besoin. En ce qui concerne la gestion du temps et la manière de travailler, il n’y a pas de mode d’emploi figé, mais simplement des recommandations que vous pouvez prendre en compte pour vous aider à structurer vos journées.
Si vous vous sentez submergé, ou au contraire que vous avez tendance à procrastiner, cela veut dire que votre organisation ne vous correspond pas suffisamment. Reprenez alors votre planning de la semaine et voyez ce qui pourrait être amélioré : y a-t-il des plages horaires qui ne sont pas du tout aménagées alors que d’autres le sont peut-être trop ? Avez-vous pensé à vous laisser du temps pour vous reposer ? Êtes-vous plutôt productif le matin ou le soir ?
Écoutez-vous d’abord, puis adaptez vos rendez-vous selon votre nature : votre planifiaction est personnelle et votre planning doit refléter votre propre rythme pour respecter votre propre travail.
Etape 5 : faire le bilan hebdomadaire de son organisation
Évidemment, afin d’ajuster au mieux votre manière de vous organiser dans votre semaine, il sera nécessaire de faire le bilan de votre planning hebdomadaire à la fin de la semaine ou au début de la semaine suivante pour savoir si cette forme de planning vous convient.
Avez-vous bien identifié les moments propices à votre productivité ? Êtes-vous satisfait des outils de planification que vous avez mis en place ? Quels sont les jours de la semaine que vous pourriez mieux optimiser pour étaler votre travail du lundi au vendredi ? Avez-vous besoin d’un planning journalier en plus de votre planning hebdomadaire ou d’ajouter un planning mensuel ?
L’essentiel est de faire en sorte que votre productivité soit à son maximum et que chaque projet spécifique puisse être mené à bien facilement.
Comment bien organiser son planning hebdomadaire ?
Et si vous vous aidiez de ces astuces pour bien gérer votre temps avant de créer votre planning ?
Techniques de gestion du temps
- Méthode Pomodoro
Pour optimiser votre emploi du temps, il existe plusieurs techniques de gestion du temps qui peuvent être adoptées en fonction de vos besoins et préférences. L’une des techniques les plus populaires est la méthode Pomodoro, développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette technique repose sur l’idée de travailler par intervalles de 25 minutes, appelés “Pomodoros”, suivis de courtes pauses de 5 minutes. Après quatre Pomodoros, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est prise. Cette méthode aide à maintenir un haut niveau de concentration et à éviter l’épuisement en permettant des pauses régulières.
- Time blocking (blocage de temps)
Une autre technique efficace est le time blocking, ou blocage de temps. Cette méthode consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez réserver deux heures le matin pour un travail de fond, puis une heure pour répondre aux emails, suivie d’une réunion. Le time blocking aide à éviter les distractions et à s’assurer que chaque tâche reçoit l’attention nécessaire. En utilisant des outils comme Trello ou Google Calendar, vous pouvez facilement planifier votre journée et visualiser ces blocs de temps, et ajuster votre emploi du temps au besoin.
- GTD (Getting Things Done)
La méthode GTD (Getting Things Done), créée par David Allen, est une autre approche puissante pour la gestion du temps. Cette méthode repose sur l’idée de libérer l’esprit de toutes les tâches et obligations en les externalisant dans un système de gestion des tâches.
Le processus GTD comporte cinq étapes principales : capture, clarification, organisation, révision et engagement.
D’abord, vous collectez toutes les tâches, idées et projets dans un endroit central. Ensuite, vous traitez chaque élément en décidant de la prochaine action à entreprendre. Vous organisez ensuite ces actions dans des listes appropriées (par contexte, priorité, etc.). Enfin, vous révisez régulièrement ces listes pour vous assurer de rester sur la bonne voie et vous passez à l’action en suivant vos listes organisées.
Astuces pour une organisation efficace
Pour une organisation efficace, l’utilisation d’un planning numérique peut grandement faciliter la gestion de vos tâches hebdomadaires. En effet, un bon planning doit permettre de visualiser clairement les différentes activités de la semaine. L’utilisation de couleurs pour différencier les types de tâches est une astuce incontournable : par exemple, les tâches professionnelles en bleu, les rendez-vous personnels en vert, et les moments de détente en jaune.
Cette méthode visuelle aide à identifier en un coup d’œil ce qui est prévu et permet de mieux équilibrer votre emploi du temps. Il est également judicieux de réserver des créneaux pour les imprévus, car les journées ne se déroulent pas toujours comme on le souhaiterait... Prévoyez des espaces vides ou utilisez un feutre effaçable sur un "tableau magnétique" pour ajuster rapidement et facilement vos activités sans avoir à tout recommencer.
Erreurs à éviter
Ne sous-estimez pas l’importance des pauses et du temps de récupération dans votre planning. Planifier des moments de repos est crucial pour maintenir une productivité optimale et éviter le burnout. Une erreur courante à éviter est de surcharger le planning en essayant d’en faire trop en une semaine. Ne pas prévoir de temps pour les loisirs ou les imprévus peut rapidement mener à un emploi du temps trop rigide et stressant.
Utiliser un design vierge à imprimer avec les numéros de semaines peut vous aider à structurer vos tâches hebdomadaires tout en gardant de la flexibilité. Un tableau magnétique ou un carnet vierge, associé à votre planning numérique, peut aussi servir de complément pratique pour suivre vos objectifs quotidiens.
Comment faire un planning gratuit ?
Applications gratuites et outils en ligne
- Google Calendar
Google Calendar est un outil en ligne gratuit qui a révolutionné la gestion du temps et des événements. Le calendrier Google permet de créer et de suivre des rendez-vous, des réunions, des anniversaires, et bien plus encore. Chaque utilisateur peut personnaliser ses calendriers avec des couleurs pour différentes catégories d’événements, ce qui rend l’organisation visuelle et efficace. Une des fonctionnalités les plus pratiques de Google Calendar est la possibilité de partager des calendriers avec d’autres personnes.
Que ce soit pour la gestion d’un projet en équipe, pour la planification familiale ou simplement pour coordonner des activités avec des amis, le partage de calendrier facilite grandement la communication et l’organisation collective.
- Trello
Trello est une application de gestion de projets et de tâches en ligne qui se distingue par son interface basée sur le système de tableaux et de cartes. Chaque projet peut être organisé en tableaux, contenant des listes et des cartes qui représentent des tâches ou des étapes du projet. Cette approche visuelle et flexible permet aux utilisateurs de voir rapidement l’état d’avancement de leurs projets et de réorganiser les tâches en fonction des priorités et des délais.
Trello est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son adaptabilité à divers types de projets, qu’ils soient personnels ou professionnels. Les utilisateurs peuvent ajouter des membres à des tableaux, assigner des tâches avec la date et l’horaire, ajouter des étiquettes, des échéances, des checklists, et même joindre des fichiers, ce qui en fait un outil collaboratif puissant. Avec Trello, il est possible de créer un planificateur personnalisé en format paysage, adapté à toutes les exigences de gestion de projet.
- Asana
Asana est un outil de gestion de projet et de tâches en ligne conçu pour aider les équipes à organiser, suivre et gérer leur travail de manière efficace. Contrairement à d’autres outils, Asana se concentre sur la planification détaillée des projets avec une multitude de fonctionnalités qui facilitent le suivi des progrès et la collaboration. Les projets dans Asana peuvent être structurés en tâches et sous-tâches, avec des responsables désignés, des échéances, des priorités et des commentaires pour une gestion minutieuse et plus de clarté dans les responsabilités.
Les utilisateurs peuvent visualiser leurs tâches sous forme de listes, de tableaux Kanban, ou de calendriers, selon leurs préférences et leurs besoins. L’une des forces d’Asana réside dans ses capacités de reporting et d’analyses grâce à des aperçus détaillés sur l’avancement des projets, les charges de travail et les points bloquants. Cela permet aux gestionnaires de prendre des décisions claires pour maintenir les projets sur la bonne voie. Asana propose également des options pour créer un design vierge à imprimer, parfait pour ceux qui préfèrent une organisation physique en complément du digital.
- Excel (ou Numbers pour les Mac)
Excel (ou Numbers sur les Mac) est un outil flexible pour créer des plannings détaillés. Pour commencer, ouvrez un nouveau classeur Excel et créez un tableau en insérant les jours de la semaine en haut de chaque colonne et les heures de la journée en ligne sur la première colonne.
Utilisez les fonctionnalités de mise en forme d’Excel pour personnaliser votre planning en appliquant des couleurs différentes pour chaque type de tâche, ce qui facilite la distinction entre les tâches professionnelles, personnelles et les temps de pause.
Vous pouvez également insérer des formules pour calculer automatiquement le temps alloué à chaque activité, et utiliser des fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les tâches urgentes.
Pour ajouter une touche plus professionnelle, vous pouvez utiliser des modèles préconçus disponibles en ligne ou créer votre propre design vierge à imprimer. En personnalisant votre planning avec des numéros de semaines et des créneaux horaires précis, vous pourrez mieux organiser vos tâches hebdomadaires. N’oubliez pas d’enregistrer votre planning en tant que modèle puis de le télécharger en format PDF afin de pouvoir le réutiliser et l’ajuster facilement chaque semaine mais surtout de l'imprimer.
- Word (ou Pages)
Word (ou Pages sur Mac), bien que moins flexible qu’Excel en termes de calculs et de mises en forme conditionnelles, reste un excellent choix pour créer des plannings esthétiques et faciles à lire. Pour commencer, ouvrez un nouveau document Word et insérez un tableau en utilisant l’onglet “Insertion”. Définissez le nombre de colonnes et de lignes en fonction de vos besoins (jours de la semaine en colonnes, heures de la journée en lignes, par exemple).
Utilisez les outils de mise en forme de Word pour personnaliser votre tableau : changez les couleurs de fond des cellules, ajustez les bordures et ajoutez du texte en gras ou en italique pour les tâches importantes.
Vous pouvez également insérer des images, des icônes ou même des liens vers des documents ou des sites web pertinents. Si vous préférez une version numérique de votre planning, Word permet d’intégrer des hyperliens et des commentaires pour un suivi plus interactif.
Pour ceux qui aiment un format plus visuel, Word offre la possibilité de créer un planificateur en format paysage, idéal pour une vue d’ensemble de la semaine. En ajoutant la date et l’horaire de chaque tâche, vous pourrez suivre votre planning de manière précise et efficace. Une fois votre planning terminé, vous pouvez l’enregistrer en tant que modèle PDF pour une version imprimable ou pour le partager avec vos collègues ou votre entourage.
Modèles de tableaux vierges gratuits
Sur Canva, vous pouvez vous inspirer des modèles gratuits en téléchargement à adapter simplement avec vos configurations.
Chacun de ces modèles est disponible directement sur l'application Canva en tapant "semainier" dans la barre de recherche de la section "Design" en format paysage (16:9).
Vous pouvez aussi imaginer des plannings journaliers pour chaque jour de la semaine à personnaliser selon la journée.
Comment créer un planning de ses activités ?
Étapes détaillées pour la création
Pour pouvoir bien adapter le modèle de planning hebdomadaire à vos tâches, tout d’abord, il faut identifier les tâches à inclure dans votre planning. Faites la liste de tous les événements réguliers qui risquent d’arriver, que ce soit dans votre cercle familial ou dans votre cercle professionnel : aller chercher les enfants à leurs cours du soir, préparer un rendez-vous, la réunion hebdomadaire avec vos collègues, etc.
Le semainier devra d’abord se construire à travers les rendez-vous récurrents. Puis, dans un second temps, n’hésitez pas à ajouter les événements ponctuels au fur et à mesure qu’ils arrivent dans vos colonnes.
En déterminant la fréquence des tâches ainsi que de celles de vos enfants, de votre équipe, de votre association avec des couleurs, vous pourrez mieux comprendre en un coup d’œil ce que contient votre planning de la semaine. Allouez du temps à chaque tâche afin de rendre vos missions réalisables. En évaluant de manière juste le temps nécessaire à chaque élément de votre journée, il vous sera plus facile de créer un planning clair.
Personnalisation de l'agenda
Et si vous alliez plus loin dans votre planning de la semaine ? Et si, sur votre temps libre, vous annotiez des éléments qui vous permettent de mieux comprendre et de donner du sens à vos actions quotidiennes ?
Certes, un planning est fait pour ajouter des rendez-vous et mieux les respecter, mais vous pouvez aussi intégrer dans votre planning des éléments de développement personnel, comme des plages horaires dédiées à votre créativité, à l’écriture de votre journal personnel, à la méditation, à la pratique sportive ou créative…
Pouvoir avoir une vision d’ensemble des tâches obligatoires et de celles prévues pour votre bien-être va certainement vous pousser à mieux gérer vos semaines et avec plus de motivation. Après tout, votre planning est strictement personnel, non ?
Remplir son planificateur
Remplir son planificateur tous les jours est un moyen de rester connecté à ses objectifs à court, moyen et long termes. À vous de trouver ensuite des techniques pour bien mettre en forme l’avancement de vos projets, que ce soit à travers des couleurs, des alertes, des rappels, des post-it, etc.
N’oubliez pas : votre planning ne sera jamais figé dans le temps et il vous faudra toujours garder de la flexibilité pour accueillir les imprévus et les urgences sur votre page principale. Pour cela, vous pouvez réserver une couleur spéciale ou une manière de présenter ces événements impromptus pour visualiser directement l’urgence dans votre planning.
À vous de jouer et d’intégrer vos propres besoins à votre agenda hebdomadaire, afin de vous approprier vos priorités et de ne jamais laisser passer une occasion de rendre vos semaines plus productives, même en voyage !
