9 Conseils pour entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs

Pour que votre entreprise fonctionne, il est important qu'elle repose sur des bases solides et qualitatives. Surtout en ce qui concerne les entreprises de e-commerce, la gestion des achats et des ventes se doit d’être encadrée avec le plus grand soin, dans le respect de votre vision du business.

En ce sens, il vous faut absolument trouver des partenaires compétents et efficaces, et entretenir ensuite avec eux une interaction pérenne. Les relations que vous pouvez avoir avec votre entourage professionnel seront responsables d’un grand nombre d’éléments, entre bénéfices et risques. Les relations client-fournisseur sont primordiales dans le processus e-commerce !

Alors, comment faire pour que ce couple fonctionne à merveille et pour que cette relation ne soit pas déséquilibrée ? Voici quelques conseils pour mettre en place un partenariat plus sain, dans le respect des deux parties.

Réussir sa phase de prospection et son “casting”

Obtenir une bonne communication dans ses relations avec ses fournisseurs est un travail de longue haleine, qui commence d'ailleurs dès le processus de prospection. En effet, au démarrage, il est important de trouver le bon partenaire et d'établir avec lui de bonnes bases, l’une des clés de votre futur succès !

1. Identifiez vos critères principaux nécessaires à la réussite de votre activité

Avant de vous lancer dans la prospection de vos fournisseurs et dans les achats de vos marchandises, il est d'abord nécessaire de bien cerner vos attentes.

Pour cela, je vous conseille vivement d'établir un tableau regroupant les informations et critères qui vous semblent les plus importants. Il faut absolument savoir en amont ce que vous attendez de vos fournisseurs !

C'est en fonction de ces éléments que vous établirez ensuite une sélection dans le respect de vos choix et de vos pratiques.

2. Tentez de connaître les fournisseurs de vos concurrents

Parce qu'il est important d'effectuer une veille constante dans de nombreux domaines pour affiner votre stratégie de vente, il est également de bon augure de surveiller diverses informations de votre concurrence comme la gestion des achats et de l’approvisionnement ainsi que leurs fournisseurs.

Bien entendu, cela consiste à vous renseigner sur les partenaires des leaders de votre secteur. S'ils se placent en si bonne position, c'est très probablement qu'ils travaillent avec des fournisseurs compétents et apportent des solutions plus efficaces aux demandes de leurs clients.

A contrario, pensez aussi à lister les fournisseurs des entreprises en difficulté sur votre marché. Cela peut être un signal d'alerte afin de bien savoir avec qui vous allez signer votre contrat. Soyez vigilants si vous hésitez à travailler avec eux…

3. Sélectionnez des fournisseurs fiables et entrez en contact avec eux

Plusieurs sources peuvent vous permettre de sélectionner des fournisseurs fiables quand il s’agit d’achat de marchandises ou d’approvisionnement. Il ne tient qu'à vous d'effectuer des recherches sur Internet, au sein des annuaires professionnels, par l'intermédiaire de votre CCI, dans des salons ou des manifestations professionnelles ou encore via les réseaux sociaux.

Dans votre recherche, pensez bien à accorder une importance toute particulière au rapport qualité-prix des marchandises, aux délais de production et de livraison ainsi qu'à la stabilité et à la réputation du grossiste pour pouvoir réaliser une évaluation des offres sur le marché et ainsi choisir la meilleure offre pour votre trésorerie.

Ensuite, il ne vous restera plus qu'à entrer en contact avec le(s) fournisseur(s) sélectionnés, soit par mail ou directement par téléphone. L'idéal est ensuite de fixer un premier rendez-vous pour prendre réellement le temps de négocier les conditions de votre futur partenariat.

Prenez vraiment le temps de l’évaluation, de comparer les pratiques et les données liées à vos fournisseurs en fonction de vos critères : ils seront responsables du bon développement de votre entreprise sur le long terme.

4. Démarrez votre collaboration sur de bonnes bases

Le premier rendez-vous est l'occasion de fixer les bases de votre collaboration. Il s'agit du moment propice pour instaurer un climat de confiance dans votre relation, afin que chaque partie en tire de réels bénéfices. Prenez le temps de discuter et d'exposer vos arguments, votre stratégie, et préparez tous les documents qui pourront aider votre futur partenaire à mieux comprendre vos pratiques, votre gestion mais aussi les relations que vous construisez habituellement avec vos fournisseurs si vous avez l’habitude de ce type de collaboration.

Sachez également entendre l'argumentaire de votre fournisseur. Une fois un terrain d'entente trouvé, il convient de poser ces bases par écrit et de faire valider ces dernières par chaque partie, pour éviter tous les risques et optimiser vos achats.

Il est alors nécessaire que l'entretien s'achève sans qu'aucune frustration n'apparaisse d'un côté comme de l'autre. Ce n'est qu'à cette condition que vous obtiendrez une relation saine et pérenne afin d’avancer en bon terme avec votre partenaire.

Créez une relation de confiance basée sur du gagnant-gagnant

Vous l'aurez compris, la meilleure des collaborations est celle au sein de laquelle chaque partie y trouve son compte. Il vous faut donc établir un terrain d'entente gagnant-gagnant.

Il s'agit d'une base essentielle pour fidéliser vos meilleurs fournisseurs qui seront responsables de votre catalogue d’articles, tout en vous obtenant aussi de bons résultats financiers.

5. Apprenez à comprendre les attentes et besoins de votre fournisseur

À moins que vous ayez une chance considérable, il y a fort à parier que votre fournisseur ne pourra pas répondre à l'ensemble de vos attentes… Tout du moins pas dans l'immédiat !

Tout comme vous, il est une entreprise qui se doit de respecter certaines marges pour pouvoir fonctionner. Très souvent, votre fournisseur ne vous appliquera un tarif préférentiel qu'au-delà d'une certaine quantité commandée. Il ne s'agit pas là d'une simple « punition » ou d'un procédé de vente forcée…

Cela s'explique par l'économie d'échelle obtenue lorsque l'on fabrique et/ou que l'on expédie des quantités importantes. Tâchez donc de comprendre votre fournisseur et de vous mettre à sa place. Lorsqu'un désaccord apparaît, il est essentiel de continuer à communiquer.

6. rouvez un terrain d’entente et écrivez vos conditions

La négociation entre l'entreprise et un fournisseur concerne de nombreux éléments différents. Il peut s'agir de débattre :

• Des tarifs ;
• De la qualité des produits et du service fourni ;
• Des conditions de paiement ;
• Des délais de livraison ;
• D’une éventuelle clause de confidentialité ;
• Du processus de suivi de commandes ;
• Des conditions de résiliation de contrat, etc.

Tous ces éléments doivent être discutés dès le démarrage du partenariat : ils sont les clés de votre contrat. Ils doivent ensuite être écrits clairement. De même, pensez aussi à prévoir une clause stipulant les sanctions prévues en cas de non-respect de l'accord initial.

7. Soyez transparent sur vos attentes et vos exigences

Pour préserver une relation pérenne, la transparence est le maître mot. Il vous faut donc rester clair et ferme sur vos exigences. Que cela plaise ou non à votre partenaire, il vous faut exprimer précisément vos attentes, quitte parfois à instaurer une certaine concurrence entre plusieurs de vos fournisseurs.

Dans le cas où certains conflits apparaîtraient, pensez à nommer une tierce personne pour les gérer. L'idéal est d'établir cette nomination dès les prémices de votre collaboration. Cela permet parfois d'éviter un passage par la case tribunal !

Ensuite, aidez-vous aussi de tous les outils technologiques à votre disposition. Il existe aujourd'hui toutes sortes de logiciels pour vous aider à communiquer et à gérer les factures. Ces derniers sont d'excellents alliés pour éviter les impayés.

Ainsi, la facture dématérialisée offre de nombreux avantages. Elle permet de réduire les coûts de traitement et d'envoyer plus rapidement les documents à ses clients. Sa simplicité de traitement est beaucoup plus grande.

En outre, certains logiciels profitent d'un système de reconnaissance automatique des factures. Leur validation est donc plus fluide et rapide. De même, un système de relance automatique est également intégré. Profitez-en !

8. Mettez en place un système de communication efficace

Pour entretenir de bonnes relations avec votre fournisseur, il faut absolument garder un contact régulier. Pour cela, pensez à organiser des réunions à intervalles fréquents, pour vous permettre de juger de l'évolution de votre partenariat. Ces échanges sont également des instants propices pour la mise en place de nouvelles conditions de collaboration, lorsque les précédentes ne conviennent plus à l'une ou l'autre des parties.

Là encore, les nouvelles technologies sont vos alliées ! En effet, vos fournisseurs ne seront pas forcément à proximité de votre entreprise. Pensez donc à utiliser différents moyens pour rester en contact avec eux, comme Whatsapp, Telegram, les mails, les réseaux sociaux, ou encore la visio.

9. Soyez toujours poli, courtois et disponible pour votre fournisseur

Comme vous le feriez avec un client, tâchez absolument de toujours rester poli et de ne jamais vous emporter. Comme dans un couple, lorsque l'on entretient une relation de longue distance avec un partenaire professionnel, il est absolument impossible d'être toujours d'accord.

Cependant, il est indispensable de privilégier la discussion, tant que possible dans le calme. Soyez toujours ouverts au dialogue et montrez-vous courtois. Dites-vous bien qu'il s'agit là du meilleur moyen d'arriver à vos fins et de tirer le meilleur parti de votre collaboration.

Trouver des fournisseurs fiables en dropshipping

Pour vous aider à trouver de bons fournisseurs, laissez-moi vous donner aussi quelques pistes concrètes.

Les fournisseurs les plus populaires en France et à l’international

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Les produits proposés sur l'appli sont présélectionnés. Ils sont de qualité irréprochable et peuvent être triés selon vos critères et votre secteur d'activité. Avec Dropizi, l’expérience de sourcing fournisseurs et produits devient plus ludique !

Au premier abord, la collaboration entre une entreprise et ses fournisseurs peut sembler simple. Pourtant, elle est loin de se résumer à quelques commandes, des livraisons et le paiement de factures.

En réalité, le fait d'établir une relation saine avec ses partenaires répond à quatre aux enjeux principaux. Ces premiers sont d'abord stratégiques et financiers. Travailler avec un fournisseur fiable évite d'avoir des commandes non livrées ou de se retrouver dans une situation de rupture de stock.

Le second enjeu est donc opérationnel. Cela permet de respecter le planning de production. Sur le plan contractuel et légal, un bon partenariat évite tout conflit d'ordre juridique. Enfin, il s'agit d'un élément crucial pour ne pas que votre réputation soit atteinte.