Vous avez parfois du mal à tenir les objectifs que vous vous étiez fixés ? Rassurez-vous, vous êtes loin d'être le seul dans ce cas !
Il faut dire qu'entre la vie professionnelle, la famille, l'épanouissement personnel et l'entretien de ses relations sociales, le quotidien s'apparente souvent à un véritable marathon !
Pour y voir plus clair dans toutes les missions que vous avez à réaliser, je vous conseille vivement de faire une To Do List…
Cette petite liste de choses à faire est une alliée idéale pour améliorer votre organisation ! Sur post it, avec un cahier ou via une application, il y en a pour tous les goûts !
Qu’est-ce qu’une To Do List ?
Vous n’êtes pas un brillant anglophone ? Alors, laissez-moi vous expliquer ce que signifie l'expression « To Do List » !
Définition
La To Do List est une expression anglaise qui se traduit littéralement par « liste des choses à faire ». Il s'agit d'une méthode d'organisation qui consiste à lister toutes les tâches à effectuer.
Elle a pour but d'inciter à l'action et de se libérer l'esprit. Elle peut ainsi être utilisée dans tous les domaines. Elle peut être très efficace à la maison, pour organiser le quotidien de chacun et répartir les tâches à accomplir entre les différents occupants du foyer.
Elle peut également être utilisée au travail, afin d'organiser son planning professionnel et de ne rien oublier. Dans ce cas, la To Do List permet d'atteindre ses objectifs en travaillant de façon plus méthodique.
Pourquoi faire des To Do Lists ?
Cette méthodologie offre de très nombreux avantages, tant dans la vie personnelle que professionnelle.
Tout d'abord, elle permet de se libérer l'esprit. Avec elle, comme toutes vos missions sont listées, vous ne risquez plus d’en oublier. Ainsi, vous n'avez plus à penser en permanence à ce qu'il vous reste à faire.
Ce type d’organisation permet alors de se concentrer sur la mission en cours, sans avoir à se préoccuper des choses à faire plus tard.
Ensuite, la “To Do” peut servir de planning. Elle permet de suivre l'avancement de ses travaux et de savoir si les délais initialement prévus sont respectés.
Notez également que le fait de rayer petit à petit toutes les tâches déjà faites sur sa liste est une action très gratifiante. Il s'agit d'une méthode visuelle permettant de voir concrètement toutes les choses que l'on a accomplies.
Autrement dit, ce listing permet de matérialiser toutes vos « petites victoires » du quotidien. Elle est donc très bonne pour le moral et permet de préserver plus de motivation !
Enfin, sachez que la To Do List peut aussi être partagée par plusieurs personnes. Elle est une précieuse alliée organisationnelle pour les travaux en équipe. Dans ce cas, elle devient un élément inspirant et une source de cohésion ou de motivation pour l'ensemble du groupe.
Comment faire une To Do List efficace ?
Pour être efficace, cette liste ne doit pas simplement être élaborée comme un « stock de tâches ». Elle pourrait alors devenir une source de découragement, ce qui n'est pas du tout l'objectif !
Pour que votre liste incite à l'action, elle doit être optimisée… Voici quelques conseils pour devenir un pro de l’organisation !
Définir son projet et ses tâches (réalisables !)
Une To Do List efficace ne doit pas présenter les missions du jour dans n'importe quel ordre. L'idée est de catégoriser toutes les choses à faire afin d'atteindre votre objectif global.
Par exemple, si vous avez un projet d'envergure à mener au travail, essayez de le séparer en plusieurs petites tâches. L'idée est de lister une multitude de missions successives afin d'accomplir votre but.
Cette méthode est également appelée « théorie des petits pas ». Elle consiste à lister plusieurs tâches plus petites plutôt qu'une seule mission plus importante et décourageante. Il s'agit d'une technique très efficace pour lutter contre la procrastination. Ainsi, vous n'êtes pas découragé d'avance face à l'ampleur de la mission à effectuer.
De même, le fait de constater l'avancement de votre travail au fil de la journée est psychologiquement plus motivant. À ce titre, ne supprimez pas ce que vous avez fait de votre support, mais rayez ce qui a déjà été accompli.
Vous aurez ainsi un rendu visuel de toutes les choses que vous avez exécutées. En ce sens, mieux vaut intégrer plusieurs petites missions plutôt qu'un seul gros travail. De fait, beaucoup plus de lignes sont barrées rapidement, ce qui est bien plus gratifiant !
Faites en sorte de définir des objectifs réalisables. Il n'est jamais bon de se lancer des défis inatteignables. Cela a tendance à être décourageant.
Enfin, ne vous laissez pas distraire et restez concentrée sur vos buts… Vous aviez prévu de lire cet article dans son intégralité ? Alors, fermez vite l'onglet de votre navigateur et évitez toutes les sources de distraction !
Prioriser ses actions
Ensuite, il est nécessaire de classer les différentes tâches à accomplir au cours d'une même journée par ordre de priorité pour gérer efficacement votre temps. Commencez par lister les missions les plus importantes que vous avez à faire.
Ainsi, même si vous n'avez pas le temps de réaliser tout ce que vous aviez prévu, les tâches de premier ordre seront tout de même effectuées.
De plus, il est important d'organiser ses missions selon son rythme de motivation. Généralement, il est plus facile de se concentrer le matin, car le cerveau est plus reposé.
A contrario, les premières heures de l'après-midi (au moment de la digestion) sont souvent moins productives… Par conséquent, mieux vaut prévoir les tâches compliquées le matin.
D'une part, c'est à cet instant que votre concentration est à son maximum. D'autre part, cela vous débarrasse des missions les plus compliquées et votre esprit est plus serein pour le reste de la journée.
Enfin, pensez à ajouter des actions plus rapides ou plus agréables entre deux missions compliquées. Il s'agit d'une excellente méthode pour préserver son élan de motivation.
Estimer le temps nécessaire pour chaque activité
Pour ne pas terminer votre journée avec un listing à moitié achevé, faites en sorte d'estimer le temps nécessaire à chaque activité avec le plus de précision possible.
Prévoyez une marge importante et tâchez de ne pas surcharger votre emploi du temps. Sachez que 30% de nos journées en moyenne sont dédiés aux imprévus…
Si votre quotidien est rythmé par certaines missions récurrentes, observez le temps que vous consacrez à ces dernières. Notez-le. Cela vous aidera à gagner en précision pour établir vos prochaines missions.
Trouver une présentation adaptée
Enfin, sachez que nous ne sommes pas tous égaux en matière d'organisation et d'appréciation des To Do Lists.
Certains préfèrent faire leur liste sur un cahier ou un post-it. D'autres, en revanche, apprécient davantage le traditionnel tableau ardoise. D'autres personnes optent également pour l'utilisation d'un logiciel.
En la matière, chacun est libre de savoir ce qu'il préfère. En revanche, il est essentiel de trouver votre propre méthode de présentation pour gagner en clarté et en efficacité.
N'hésitez pas à intégrer des formes, des couleurs ou différents outils à votre To Do List, pour que celle-ci vous paraisse attractive et motivante.
5 logiciels et applications pour créer des To Do List de pro
Parce que l'efficacité des To Do List n'est plus à prouver, nombreuses sont les personnes à les utiliser dans leur gestion de leur site web et pour avoir les idées claires !
Par conséquent, plusieurs logiciels et applications se sont développés pour vous aider dans cette étape, sur le web ou à télécharger, afin de créer une liste efficace et visuellement attractive.
Rappels : l’application iOS intégrée
Sortie en 2011, l'application Rappels permet de créer des tâches et de synchroniser votre To Do List dans votre calendrier et sur l'ensemble de vos appareils Apple, qu'il s'agisse de votre iPhone, de votre iPad ou de votre ordinateur. Cette appli permet de hiérarchiser votre gestion quotidienne et de la partager de façon très simple et intuitive.
Avec Rappels, constituez autant de To Do List que vous le souhaitez. L'interface de l'application peut être organisée en différents onglets selon vos différentes idées ou votre calendrier. De même, des deadlines et des rappels peuvent être programmés, afin d'être certains de ne jamais rien oublier.
Particulièrement intelligente, la To Do List de Rappels peut être partagée entre différents participants. Par exemple, si vous créez une liste de toutes les choses à faire à la maison, il est parfaitement possible de partager ce listing avec votre moitié.
Dès que l'un des deux partenaires accomplit une tâche et qu'il la raye dans l'application, celle-ci se synchronise sur le terminal mobile de l'autre personne. La mise à jour s'effectue en temps réel.
De même, les rappels peuvent aussi être partagés entre plusieurs participants, comme avec les équipes de votre site web par exemple !
Microsoft To Do : l’outil dédié à toutes les listes
Microsoft To Do est une autre application de planification quotidienne. Néanmoins, il s'agit avant tout d'un outil intelligent, capable de vous faire des suggestions d’idées pour avancer d’étape en étape dans votre journée.
Avec lui, accédez à votre liste quel que soit l'endroit où vous vous trouvez, directement depuis la maison ou lorsque vous êtes en déplacement. Microsoft To Do est un gestionnaire de tâches inter-plateformes.
Tout comme Rappels, il permet de partager une To Do List entre différentes personnes, ce qui s'avère un précieux atout si vous décidez de mener à bien un projet avec vos amis, des membres de votre famille ou certains de vos collègues.
Microsoft To Do vous aide aussi à garder le cap et à respecter votre planning, en fixant des échéances à chacune de vos missions et en vous permettant d'établir des rappels sur certaines d'entre elles.
Sortd : les listes liées à Gmail
Sortd est un outil qui a été créé par Gmail et qui est directement rattaché à votre boîte mail. Avec son interface, transformez votre boîte de réception de courriels en des points personnalisés. Tout son intérêt réside dans son système de « glisser-déposer ».
Pour faire simple, avec Sortd, vos différents e-mails sont triés par points fonctionnant finalement comme des sous-dossiers Gmail.
En plus de vos mails, un bouton + vous permet d'ajouter différentes notes à votre To Do List. Votre liste de missions quotidiennes se compose ainsi de missions personnelles (ajoutées manuellement) et d'e-mails reçus, considérés comme des actions supplémentaires à effectuer.
Trello : pour les tâches individuelles ou en équipe
Trello est une application très utilisée pour le partage des tâches en équipe. Si vous avez un projet sur lequel vous devez collaborer avec vos collègues, c’est l'outil qu'il vous faut !
Tout d'abord, il peut être disponible via n'importe quel écran, tant par l'intermédiaire d'une appli que par un simple navigateur Internet.
Ensuite, son système dispose de fonctions collaboratives très poussées. Les équipes ayant accès à cette “To Do” peuvent se synchroniser en temps réel tout en effectuant une multitude de choses par l'intermédiaire de l'interface. Pour preuve, cette app permet même de gérer un CRM partagé !
L'interface est relativement intuitive et facile à prendre en main. Qui plus est, la majeure partie de ses fonctionnalités sont totalement gratuites.
Todoist : la super-app
Enfin, Todoist est à ce jour considéré comme le meilleur outil de To Do List. Pour preuve, l'application a même été désignée meilleur outil To Do List en 2017 par le site américain The Verge.
Todoist permet de planifier toutes vos tâches, de mettre en place des rappels ou des dates récurrentes, de suivre vos progrès, de visualiser votre productivité selon vos objectifs ou d'assigner des tâches à d'autres personnes collaborant sur vos projets…
Ses fonctionnalités sont multiples et Todoist peut même être directement intégré à d'autres outils que vous utilisez probablement au quotidien, tels que Slack ou Gmail.
Quel que soit l'outil choisi, et concernant l'intitulé de vos missions, restez simple et définissez vos tâches de la façon la plus directe et compréhensible.
Pour vous motiver, mieux vaut utiliser des verbes d'action dans la définition de vos actes à accomplir. Avec de tels outils à votre disposition, vous n'avez plus aucune excuse pour procrastiner !
